Targi branżowe są dla wystawców jednym z najważniejszych narzędzi budowania relacji z klientami, a presja czasu i konkurencja sąsiednich stoisk sprawiają, że pierwsze wrażenie decyduje o tym, czy odwiedzający w ogóle się zatrzyma. Rola personelu eventowego rośnie wraz ze skalą wydarzeń, bo to hostessy i modelki w Poznaniu oraz innych miastach targowych w pierwszej kolejności reprezentują markę przed publicznością. Przygotowanie zespołu do takiego zadania wymaga czegoś więcej niż wyboru osób o dobrej prezencji, bo liczy się także znajomość produktu, procedur i scenariuszy rozmów z gośćmi stoiska. W tym procesie ogromną pomocą może być skorzystanie z usług profesjonalnej agencji modelingu, takiej jak poznań modelki.
Dobór osób pod kątem charakteru marki
Wybór hostess i modelek do konkretnego wydarzenia zaczyna się od analizy tego, jaką markę i jaki produkt mają reprezentować. Inne wymagania stawia się zespołowi obsługującemu premierę kosmetyków, a inne stoisko producenta maszyn przemysłowych. Pod uwagę bierze się prezencję, komunikatywność, kulturę osobistą oraz znajomość języków obcych, jeśli wśród gości spodziewani są kontrahenci zagraniczni. Ważna jest też elastyczność i umiejętność szybkiej reakcji na nietypowe sytuacje, bo targi rzadko przebiegają dokładnie według planu. Dobrze dobrany zespół potrafi płynnie przejść od rejestracji gości do rozmowy o produkcie.
Szkolenie produktowe przed wyjazdem na stoisko
Przed targami w Poznaniu zespół powinien przejść szkolenie obejmujące podstawowe informacje o produkcie, grupie docelowej wystawcy oraz pytaniach, jakie najczęściej zadają odwiedzający stoiska. Hostessy uczą się wtedy obsługi tabletów do zbierania leadów, zasad wydawania identyfikatorów i rozdawania materiałów promocyjnych. Modelki przygotowują się z kolei do udziału w pokazach lub sesjach zdjęciowych zgodnie z harmonogramem wydarzenia. Taki etap przeprowadza się zwykle na kilka dni przed targami, co pozwala poprawić stylizacje i dopracować szczegóły prezentacji. Ogranicza to ryzyko pomyłek w pierwszych godzinach pracy na stoisku.
Stylizacje spójne z identyfikacją wizualną marki
Strój zespołu obsługującego stoisko jest częścią identyfikacji wizualnej marki, dlatego uniformy, kolorystykę i dodatki ustala się zwykle wspólnie z działem marketingu wystawcy. Modelki biorące udział w prezentacjach premium, na przykład w branży motoryzacyjnej czy wnętrzarskiej, dostają stylizacje dopasowane do charakteru ekspozycji. Hostessy obsługujące recepcję i kierujące gości do odpowiednich stref noszą zwykle bardziej uniwersalny uniform. Przymiarki i poprawki warto zaplanować z wyprzedzeniem, bo w dniu montażu stoiska czasu na takie sprawy zwykle brakuje. Spójna stylizacja całego zespołu wpływa na odbiór marki już przy pierwszym kontakcie z gościem.
Harmonogram przygotowań przed wydarzeniem
Przygotowanie zespołu do targów rozkłada się na kilka etapów, które warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem, zamiast ustalać szczegóły tuż przed montażem stoiska.
1. Analiza briefu i stoiska
ustalenie liczby osób, zakresu obowiązków i charakteru marki
2. Dobór zespołu
wybór hostess i modelek pod kątem wyglądu, języków i doświadczenia
3. Szkolenie produktowe
przekazanie informacji o ofercie i scenariuszy rozmów z gośćmi
4. Próba stylizacji
dopasowanie uniformów i ostatnie poprawki przed wydarzeniem
Kryteria wyboru zespołu modelek w Poznaniu
Wybierając zespół do obsługi stoiska, warto sprawdzić, czy agencja modelek w Poznaniu ma doświadczenie w targach o podobnej skali i branży, bo obsługa stoiska farmaceutycznego wymaga innego przygotowania niż promocja motoryzacyjna czy degustacja produktów spożywczych. Istotne jest też, czy oferuje możliwość doboru stylizacji pod identyfikację wizualną marki oraz czy zapewnia zastępstwo w razie nieobecności którejś z osób. Wystawcy zwracają uwagę na punktualność i elastyczność zespołu, bo godziny pracy na targach bywają nieregularne i obejmują czasem wczesne poranki oraz późne wieczory. Sprawdzenie wcześniejszych realizacji pozwala uniknąć niespodzianek tuż przed wydarzeniem.